j0430827 1024x680Après notre dernière chronique sur la méthode GTD, nous avions promis de vous présenter comme mettre celle-ci en place.

Beaucoup de gestionnaires de tâches existent en ligne (Remember the Milk, Nirvana, Toodledo…), tous ne sont pas aussi complets et aussi adaptés à la mise en place d’une gestion de type GTD…

1. Pourquoi Toodledo ?

1.1. Un gestionnaire compatible avec GTD et 100% flexible

Toodledo propose une des meilleures mises en œuvre possibles du modèle GTD, tout simplement du fait de son énorme flexibilité.

A la différence de tous les autres gestionnaires, tout est paramétrable en fonction de l’utilisation que vous en faites. Voilà pourquoi il est très facile de mettre en place un modèle de gestion de tâche spécifique (Franklin Covey, Getting Things Done,…).

En contrepartie, le haut niveau de flexibilité de Toodledo fait que celui-ci est difficilement fonctionnel dès le départ et qu’une prise en main passant par quelques paramétrages est dans tous les cas nécessaire.

Pour vous donner une idée de sa flexibilité, Toodledo vous propose différentes vues triées par Dossiers, Contextes, Priorités, Dates d’échéance, Tags ou même par critères de recherche.

Pour chacune de ces vues, vous pouvez paramétrer la façon dont seront affichés les éléments.

Cela laisse donc beaucoup de latitude…

1.2. Une compatibilité avec beaucoup d’applications tierces

Il suffit d’aller sur cette page pour s’en rendre compte, Toodledo sait s’interfacer avec un nombre très important d’applications et ce, à la différence des autres gestionnaires de tâches.

Si l’application officielle sur votre mobile ne vous plaît pas, vous pouvez très bien en opter pour une autre. Après différents essais sur mon iphone, j’utilise personnellement Todo d’Appigo (disponible uniquement sur iphone).

1.3. Un forum en ligne très actif

Toodledo maintient un forum en ligne très utile dans lequel beaucoup de questions ont déjà été posées et de réponses données concernant la mise en place d’un système de gestion de tâche optimal. Il est quasi certain que les questions que vous vous poserez auront déjà été traitées par le biais de ce forum.

1.4. La Hotlist, un outil pour visualiser les priorités

Toodledo vous propose une Hotlist, outil pratique permettant de voir en un coup d’œil les urgences et éléments prioritaires. Vous pouvez configurer vous-même les critères / filtres de votre Hotlist en jouant sur les niveaux de priorité, délais avant échéance…

On aimerait la voir encore plus ajustable, mais celle-ci reste une bonne base de référence que vous pourrez par ailleurs retrouver sur vos applications.

1.5. Des notes associables à chacune de vos tâches

Toodledo vous permet de saisir en ligne des notes associées à chacune de vos tâches. Bien que cette possibilité de prise de note ne soit pas systématiquement utilisée à chaque fois, elle reste très utile par moment.

Si vous vous envoyez un mail à destination de votre compte Toodledo (voir email import / export une fois votre compte ouvert) afin de créer une tâche, le corps de votre mail ira automatiquement dans les notes associées à celle-ci. Une façon simple de transmettre un maximum de contexte…

Beaucoup d’applications mobiles tierces sont par ailleurs compatibles avec Toodledo sur la prise de note (Todo, Pocket Informant,…)

2. Implémenter GTD sur Toodledo

toodledoLa solution ici proposée n’est pas une solution unique mais une  solution pertinente permettant de respecter un maximum de critères et de principes GTD appliqués à Toodledo (d’autres solutions peuvent être retrouvées sur le forum en ligne).

2.1. Configurer vos dossiers

Vos dossiers sur Toodledo vous permettront de définir vos différents projets :

  • Projet n°1
  • Projet n°2
  • Projet n°3

2.2. Définir les contextes

Beaucoup d’encre a coulé sur le sujet, GTD accordant une part très importante aux éléments de contexte (eg. vous êtes à proximité de votre téléphone, vous devez donc regarder toutes vos actions à réaliser avec le contexte « téléphone »). L’expérience montre que nous avons aujourd’hui quasiment tous nos outils à disposition la majorité du temps, aussi faire un distinguo aussi fin n’est peut-être pas utile.

Beaucoup argumenteront de plus que tout ce qui va vers la simplification est bon à prendre et vous permettra de réduire le temps passé à créer une tâche par la suite. Vous voulez passer du temps à réaliser vos tâches et non à les intégrer dans votre système GTD !

Voici donc une proposition de contexte :

  • Bureau
  • Domicile
  • Extérieur

A noter : vous ne pouvez cependant n’utiliser qu’un contexte par action sur Toodledo. Ceux souhaitant donc ajouter des éléments supplémentaires pourront donc le faire via les tags associés…

2.3. Paramétrer les colonnes actives

Comme dit précédemment, la flexibilité de Toodledo fait que vous pouvez choisir les différentes propriétés que vous afficherez dans votre interface. Attention à ne pas s’y perdre, Toodledo propose énormément de possibilités pour définir une action !

Non seulement vous perdriez énormément de temps à compléter tous les champs lors de la création de votre action, mais cela contribuera également à mettre en place un système complexe et difficile à gérer. Encore une fois, simplicité est mère des vertus.

Gardez donc uniquement en affichage / utilisation les éléments suivants :

  • Task
  • Folder
  • Context
  • Tag
  • Due Date
  • Status

2.4. Trier l’ordre d’apparition des éléments

Dans vos différents dossiers (section « Folder »), triez l’ordre d’apparition des différentes tâches avec les priorités suivantes :
  1. Status
  2. Due Date
  3. Tag

2.5. Paramétrer vos recherches pour définir les « prochaines actions »

Cette configuration a pour but de pallier aux limitations de la Hotlist de Toodledo : vous aurez en effet parfois envie de retrouver directement vos actions prioritaires / urgentes dans un contexte particulier. Pour cela, il vous suffit de configurer et d’enregistrer des recherches personnalisées qui vous permettront de retrouver directement ces actions.

Exemple de critère de recherche :

  • Context is « Bureau »
  • Due Date  is in the next « 3 » days & Due Date  is before « today »

Vous pouvez sauvegarder cette recherche sous le nom « Bureau – Actions urgentes » afin de la retrouver par la suite. Cette recherche correspond ici à toutes vos actions arrivant à échéance dans les 3 prochains jours et ne pouvant être réalisées qu’à votre bureau.

3. Votre système GTD au quotidien sur Toodledo

3.1. Traiter et organiser vos tâches avec Toodledo

Les concepts principaux sont les suivants : lorsque vous intégrez un élément activable à Toodledo (en provenance d’une de vos boîtes de traitement), vous pouvez positionner celui-ci en tant que tâche personnelle (status : « Active ») ou déléguée (status « Delegated »).

Si cet élément n’est pas réalisable dans l’immédiat, mais que vous souhaitez néanmoins le conservez, vous pouvez le positionner dans votre incubateur (status « Someday »).

Par ailleurs, n’oubliez pas de rattachez vos tâches à des contextes de traitement (Bureau, Domicile, Extérieur) ainsi qu’à des dossiers projets pour faciliter la consultation et le suivi de celles-ci.

3.2. Examiner uniquement certaines de vos tâches

Pour vous focaliser uniquement sur vos tâches dans un contexte « Bureau » par exemple, vous pouvez tout simplement aller dans « Bureau » au sein de la vue « Context ». De même, tel que précisé précédemment, vous pourrez très facilement identifier les tâches urgentes réalisables à votre Bureau en allant sur votre recherche personnalisée « Bureau – Actions urgentes » au sein de la vue « Search ».

Il ne vous reste maintenant plus qu’à prendre en main votre système et à suivre la première recommandation de la méthode GTD : remplir toutes vos boîtes de réception afin de traiter par la suite les éléments et les organiser au sein de votre nouveau gestionnaire de tâches…

Publié par Fabrice Le 10/09/11 à 19:19

3 commentaires concernant cet article :

  1. Nelly dit :

    Excellente idée que de proposer un outil pour mettre en application cette méthode.
    J’ai cependant l’impression que l’utilisation d’un outil de gestion des tâches peut être extrêmement chronophage.
    Je serais curieuse de savoir s’il existe des études permettant de prouver le gain de temps fourni par ces outils. Food for thought !
    Des études ont peut-être été réalisées par l’équipe Toodledo, est-ce-que vous les avez contactés ?
    Article très intéressant dans tous les cas.

  2. Fabrice dit :

    Bonjour Nelly,

    Je serais également intéressé par une étude du même genre.

    Reste néanmoins un point : GTD n’est pas vraiment un moyen de gagner du temps mais plutôt un outil permettant d’ajuster ses actions en fonction de ses contraintes, des priorités et du contexte dans lequel on est.

    Après utilisation de Toodledo depuis plus d’1 mois, je me rend compte que le temps d’intégration d’une action (5 secondes) n’est pas forcément plus long que si je l’avais noté sur un bout de papier.

    Par contre, cela me permet de les enregistrer et de les retrouver à n’importe quel moment et n’importe quel endroit (à partir de mon téléphone ou sur un poste fixe à tout moment de la journée).

    A bientôt,
    Fabrice.
    Fabrice a Récemment publié : GTD en pratique : 4, 3, 2 1… action !

  3. Fabrice dit :

    Pour ceux qui auraient implémenté Toodledo et qui se pose la question de comment configurer la Hotlist, voici une explication trouvée sur un forum, qui permet notamment de voir les mêmes actions prioritaires ET sur Toodledo ET sur Todo pour Iphone.

    Le système est ici configuré de manière à voir vos next actions (actions étoilées sur Toodledo) ainsi que vos actions arrivant à échéance dans les 3 prochains jours (aujourd’hui inclus).

    Configurez la Hotlist de Toodledo de la manière suivante :
    – Due date within the 3 next days

    De même sur Todo,vous pouvez configurer votre liste Focus de manière à faire apparaître la même chose :
    – Aucune échéance : non
    – Tâches suivies : non
    – Sous-tâches : non
    – Terminé : aucun
    – Échéance à venir : Trois prochains jours
    – Priorité : Aucune
    – Filtres : Aucun
    Fabrice a Récemment publié : GTD en pratique : 4, 3, 2 1… action !

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