GTD11 194x300Traduit en français en 2008, le best-seller de David Allen (paru aux USA 10 ans plus tôt) nous livre une méthode naturelle de gestion des tâches qui rencontre un engouement remarquable outre-atlantique.

Cette méthode GTD « Getting Things Done » (du titre anglais de l’ouvrage) donne la structure générale et le schéma de pensée nécessaire pour se débarrasser du poids considérable et souvent non-avoué des « choses à faire » et offre ainsi une superbe clef vers la tranquillité d’esprit et l’organisation tranquille de son travail.

Selon l’auteur, la méthodologie GTD peut être décomposée en 5 étapes itératives : collecter, traiter, organiser, revoir et agir.

  • La collecte : regrouper vos affaire en suspens
  • Le traitement : vider votre boîte d’entrée
  • L’organisation : établir les bonnes catégories
  • L’examen : garantir la bonne marche de votre système
  • L’action : faire les bons choix

Les grandes idées que vous pourrez retrouver :



Résumé et chronique du livre :

La collecte : regrouper vos affaire en suspens

01 La collecte 300x225

Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites préoccupations auxquelles il s’accroche, vous devez être certain d’avoir recensé tout ce qui pourrait représenter une tâche à faire.

Recensez donc la totalité des tâches incomplètes !

Pour gérer de manière efficace vos affaires en suspens vous devez les enfermer dans des « boîtes de collecte» où vous les conserverez jusqu’à ce que vous ayez le temps d’y revenir.

Vous devrez ensuite vider régulièrement ces boîtes pour qu’elles ne débordent pas !

Le traitement : vider votre boîte d’entrée

02 Le traitement 300x225Vous avez collecté tout ce qui retenait votre attention.

Vous devez maintenant vider vos boîtes d’entrée et traiter tous les éléments qui s’y trouvent.

Quand vous aurez fini de traiter tous les éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :

  • Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin
  • Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard
  • Conservé les éléments de référence
  • Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets
  • Exécuté toutes les actions demandant moins de 2 minutes
  • Transféré à d’autres les actions de plus de 2 minutes que vous pouvez déléguer
  • Intégré dans votre propre système d’organisation les rappels d’actions de plus de 2 minutes

Attention, traiter un élément ne signifie pas s’y attarder !!!

L’organisation : établir les bonnes catégories

03 Lorganisation 300x225Vous avez traité tous les éléments de vos boîtes d’entrée et entrepris des actions distinctes.

Vous devez maintenant organiser votre système afin d’intégrer les rappels et les mesures résultant du traitement de vos affaires en suspens.

Votre système est regroupé en 2 catégories : les éléments non activables (regroupant tous les éléments pour lesquels aucune action n’est nécessaire) et les éléments activables (regroupant tous les éléments pour lesquels une action de plus de 2 minutes est identifiée).

Les éléments non activables peuvent être classés au sein des catégories suivantes :

  • Poubelle (vous souhaitez jetez l’élément)
  • Incubation – Un jour…peut-être (vous souhaitez revoir l’élément plus tard)
  • Dossier de référence (vous souhaitez conserver l’élément en cas de besoin)

Les éléments activables, quant à eux, sont à classer au sein des catégories suivantes :

  • Liste de projets & documents projets (vous souhaitez planifier les différentes étapes / actions et conserver les documents quotidiens associés à vos projets)
  • Liste d’éléments en attente d’exécution (vous souhaitez déléguer à un proche une action)
  • Calendrier & liste des premières actions (vous souhaitez reporter une action personnelle)

L’examen : garantir la bonne marche de votre système

04 Lexamen 300x225

Une fois votre système mis en place, vous devez revoir régulièrement l’ensemble de vos tâches en instance.

Cet examen vous offre l’occasion de saisir d’un seul coup l’ensemble des actions et projets que vous avez définis. La réactualisation constante de votre système de gestion vous permettra ainsi de prendre des décisions éclairées en toute circonstance.

Mais 2 questions se posent alors : que revoir et à quelle fréquence ?

Deux types d’examen vous permettent d’assurer la bonne marche de votre système :

  • L’examen journalier : vous prenez note des différents événements au sein de votre calendrier et des 1ères actions à réaliser
  • L’examen hebdomadaire : vous prenez du recul par rapport aux différentes actions / projets en cours afin d’avoir une vue d’ensemble

L’action : faire les bons choix

05 Laction 300x225 La principale raison d’être du processus de gestion des flux de travail est de vous aider à prendre les bonnes décisions sur ce que vous devez faire à divers moments de la journée.

Comment donc décider de ce que vous allez faire et de ce que vous n’allez pas faire ?

David Allen nous propose entre autre un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter à un moment précis :

  • Votre contexte : quels sont les actions que vous pouvez effectuer en ce moment même avec les moyens dont vous disposez ?
  • Votre disponibilité : quand démarre la prochaine tâche prévue ?
  • Votre niveau d’énergie : vous sentez-vous d’attaque (certaines actions exigent plus d’énergie que d’autres) ?
  • Vos priorités : compte-tenu du contexte, de votre disponibilité et de votre niveau d’énergie, quelle sera l’action la plus profitable ?

Critique du livre :

S’il y a un livre à acquérir pour toute personne en perte de vitesse, écrasée de travail et sous-pression constante, c’est bien celui-ci !

La méthode GTD reste une référence outre-Atlantique et l’on comprend facilement pourquoi… Si celle-ci paraît en apparence simple, elle impose cependant une rigueur intellectuelle très importante afin de maintenir son système à jour, exhaustif et complet.

Beaucoup lui reproche une certaine lourdeur dans les processus de collecte et de traitement des tâches. Mais la vrai force de GTD vient justement de la rigueur imposée dans ces premières phases. Ces reproches sont par ailleurs souvent liés à la difficulté de mise en place du système GTD lui-même.

Car il faut l’avouer, mettre en place, maintenir un système GTD fonctionnel, et s’y habituer requiert plus que quelques jours (pour ma part quelques semaines avant d’en comprendre toutes les subtilités et de l’implémenter correctement dans un gestionnaire de tâches).

Une fois le système en place et les habitudes rodées, on est souvent étonné de voir à quel point celui-ci devient une base de référence, permettant ainsi de s’abstraire du stress engendré par les actions en cours (vous n’avez plus à y réfléchir, votre système le fait pour vous !).

Si vous souhaitez aller plus loin dans la lecture de ce livre, vous pourrez le trouver sur Amazon en français (S’organiser pour réussir) ou dans sa version originale (Getting Things Done).

Bonne lecture !

En bonus :

Le schéma GTD (version SYM)

M%C3%A9thode GTD1

Dans un prochain article, nous verrons comment implémenter GTD en pratique dans un gestionnaire de tâche en ligne : Toodledo.

En effet, après des semaines de comparaison entre les différentes solutions (Remember the Milk, Outlook, Nirvana, Toodledo…), Toodledo ressort comme étant l’outil le plus complet et le plus adaptable.

La contrepartie est que pour y configurer un système GTD fonctionnel, quelques minutes de paramétrage sont nécessaires. Nous verrons donc comment configurer celui-ci.

Publié par Fabrice Le 26/08/11 à 19:19

8 commentaires concernant cet article :

  1. FXH dit :

    Bonjour,

    Je ne peux m’empêcher de voire un lien entre l’organisation des actions GTD et l’organisation d’une boite mail.

    Existe-t-il des bonnes pratiques en la matière ? Des livres traitant des meilleurs façon de gérer sa / ses boites mails afin de minimiser les temps de recherche, diminuer le risque d’en zapper, etc. ?

    Merci,

    FXH

  2. Bonjour,

    J’ai trouvé votre présentation très bien réalisée et agréable à suivre. On a une vue d’ensemble vraiment claire du système GTD. Bref, une présentation comme on aimerait en voir plus souvent !

    @FXH Oui, vous pouvez très bien appliquer les mêmes principes pour la gestion de la boîte email:

    – si un mail ne sert à rien, le supprimer tout de suite.

    – si un mail demande une action de moins de 2 minutes, l’exécuter tout de suite et ranger le message.

    – si un mail demande une action à une date déterminée, le noter dans son agenda et ranger le message.

    – si un mail demande une action de plus de 2 minutes, l’ajouter à sa liste de première action correspondante et ranger le message.

    Après, il me semble que David Allen recommande de créer des dossiers dédiés pour les mails en attente et ceux qui prennent plus de minutes.

    Mais l’idée générale, c’est de vider sa boîte email chaque fois qu’on lui rend visite.
    Clément | Temps action a Récemment publié : Comment ne plus se sentir coupable de ses journées improductives

    • Fabrice dit :

      Bonjour,

      Oui effectivement, la boîte mail peut être traitée exactement de la même façon en appliquant le schéma logique de traitement et d’organisation des actions.

      Merci à Clément pour ces explications détaillées ;).

      David Allen recommande bien de créer des dossiers sur votre messagerie afin de classer les mails contenant des informations susceptibles d’être revues (mails associés à un élément activable ou mail sans éléments activables mais contenant des informations que vous souhaitez néanmoins conserver).

      A bientôt,
      Fabrice
      Fabrice a Récemment publié : GTD en pratique : 4, 3, 2 1… action !

  3. Michel dit :

    Bonjour,

    Un grand merci pour ce formidable article sur GTD.
    Mais j’ai un souci : je suis tellement débordé sur différents projets que je ne sais par où commencer.

    Que faire maintenant ?

    Merci de votre aide,
    Michel.

    • Bonjour,

      Un des principaux bénéfices de la mise en œuvre de la méthode GTD est la tranquillité d’esprit qui découle du fait d’avoir concentré toutes ses tâches dans un système de confiance.

      De fait, la première étape consiste généralement à dégager du temps pour lister exhaustivement toutes les actions en cours, et les entrer dans ce système.

      Si vous ne disposez pas du temps nécessaire, je suggère que vous y alliez par sous-périmètre : commencez par un projet qui ne vous semble pas insurmontable, identifiez les prochaines actions (ne perdez pas de temps à lister toutes les actions découlant les unes des autres, juste les premières), et essayer progressivement de dégager le temps nécessaire pour étendre votre système jusqu’à ce qu’il soit complet.

      Vous verrez que vos efforts seront vite rémunérés en visibilité, capacité à anticiper, temps disponible, et surtout, en tranquillité d’esprit !

      A bientôt,
      François-Xavier.
      François-Xavier a Récemment publié : GTD en pratique : 4, 3, 2 1… action !

  4. Lucas dit :

    Pour le GTD, quels sont les bons outils de checklists ?
    Je teste en ce moment Remember The Milk mais il est payant pour les smartphones.

  5. Michel dit :

    Bonjour
    Merci pour tes conseils je les mets en pratique et te fais un retour
    Merci en une fois pour ton super blog

    Michel

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